Všeobecné obchodní podmínky

1. Poskytovatel a definice

Checkinn.cz je technická platforma pro online check-in, recepční kontrolu pobytů, interní poznámky k hostům, statistiky, exporty, evidenci poplatku z pobytu a přípravu dat pro UbyPort nebo jiné zákonné evidence ubytovacích zařízení v České republice.

Služba je určena výhradně podnikatelům, provozovatelům ubytování a jejich oprávněným pracovníkům. Není určena spotřebitelům pro objednání ubytování a nevzniká přes ni smlouva o ubytování mezi hostem a Poskytovatelem.

• Klient je ubytovací zařízení nebo provozovatel ubytování používající službu.
• Host je osoba, která vyplňuje online check-in nebo jejíž check-in spravuje Klient.
• Zdroj pobytu je ručně vedený údaj Klienta, např. Booking.com, Airbnb, přímý prodej nebo walk-in. Nejde o import, synchronizaci ani správu objednávky ubytování.

2. Rozsah služby

Služba zahrnuje zejména:

• veřejný online check-in formulář s QR nebo odkazem,
• správu a kontrolu check-inů v administraci,
• ruční evidenci zdroje pobytu jako provozní metadata,
• CRM/historii hostů a interní poznámky, pokud je Klient používá,
• CSV/PDF/UNL exporty, podporu UbyPort hlášení a evidenční reporty poplatku z pobytu,
• statistiky, auditní záznamy, uživatelské role a technickou podporu.

Checkinn.cz neposkytuje ubytovací služby, nepřijímá rezervace od hostů, neimportuje rezervace z e-mailu nebo OTA platforem, nesynchronizuje kalendáře a není platební bránou ani channel managerem.

3. Povinnosti Klienta

• používat službu pouze jako podnikatel nebo provozovatel ubytování a zajistit oprávnění k provozu konkrétního ubytovacího zařízení,
• zajistit, že má právní důvod pro zpracování údajů hostů a že hosté obdrží povinné informace podle GDPR,
• ověřovat správnost údajů potřebných pro ubytování a zákonné evidence,
• používat exporty, UbyPort funkce a reporty poplatku z pobytu v souladu s českými právními předpisy, místními vyhláškami, pokyny Policie ČR nebo příslušné obce, ověřovat odeslaná hlášení a uchovávat potvrzení, která musí ubytovatel podle svých povinností doložit,
• používat pro UbyPort pouze oficiální Web Service přihlašovací údaje vydané Policií ČR pro dané ubytovací zařízení; produkční prostředí nesmí být testováno smyšlenými nebo cizími osobními údaji,
• omezit přístupy zaměstnanců na osoby, které údaje skutečně potřebují,
• neukládat do poznámek a volných polí nepřiměřené, urážlivé nebo nadbytečné osobní údaje,
• chránit přístupové údaje a neprodleně hlásit podezření na neoprávněný přístup.

4. Dostupnost, podpora a změny služby

Poskytovatel provozuje službu s odbornou péčí. Krátkodobá nedostupnost může nastat zejména při údržbě, bezpečnostním zásahu, výpadku infrastruktury, zásahu vyšší moci nebo služeb třetích stran. Klient bude o plánovaných podstatných změnách informován přiměřeným způsobem.

Technická podpora je poskytována e-mailem na adrese info@checkinn.cz.

5. Poplatky, předplatné a ukončení

Cena, rozsah tarifu, fakturační období a případná zkušební doba se řídí objednávkou, ceníkem nebo individuální smlouvou. Není-li sjednáno jinak, služba je poskytována jako předplatné.

Po ukončení smlouvy Poskytovatel umožní Klientovi přiměřený export dat. Následně údaje vymaže nebo anonymizuje, pokud jejich další uchování nevyžaduje právo nebo oprávněný bezpečnostní, účetní či smluvní důvod.

6. Zpracovatelská smlouva podle čl. 28 GDPR

Tato část tvoří zpracovatelskou smlouvu mezi Klientem jako správcem a Poskytovatelem jako zpracovatelem pro údaje hostů vedené v rámci služby.

6.1 Předmět, účel a doba zpracování

Zpracování probíhá po dobu trvání smlouvy a nezbytnou dobu po jejím skončení za účelem provozu online check-inu, správy pobytů, exportů, UbyPort podpory, podpory Klienta, bezpečnosti a auditu. Zpracování se omezuje na check-in management a související provozní evidenci; služba není importér rezervací, channel manager ani zprostředkovatel ubytování.

6.2 Kategorie údajů a subjektů

Údaje mohou zahrnovat identifikační a kontaktní údaje hostů, datum narození, státní příslušnost, druh a číslo dokladu, vízum nebo pobytové oprávnění, adresu, data pobytu, účel pobytu, zdroj pobytu, interní poznámky Klienta, auditní záznamy, exporty a technické protokoly. Subjekty údajů jsou hosté, pracovníci Klienta a uživatelé služby.

6.3 Pokyny, mlčenlivost a bezpečnost

• Poskytovatel zpracovává údaje pouze podle zdokumentovaných pokynů Klienta nebo povinnosti uložené právem.
• Osoby s přístupem k údajům jsou vázány mlčenlivostí.
• Poskytovatel přijímá opatření podle čl. 32 GDPR, zejména řízení přístupů, HTTPS, auditní záznamy, šifrování vybraných citlivých polí a UbyPort přihlašovacích údajů, zálohy a postupy pro incidenty.
• Poskytovatel pomáhá Klientovi s právy subjektů údajů, bezpečností, ohlašováním incidentů, DPIA a kontrolami v rozsahu dostupných informací.

6.4 Další zpracovatelé a příjemci

Klient uděluje obecné povolení k využití dalších zpracovatelů nezbytných pro provoz služby, zejména poskytovatele hostingu, databází, záloh, e-mailového doručování, analytiky po souhlasu uživatele a technické podpory. Poskytovatel zajistí, aby další zpracovatelé byli vázáni povinnostmi odpovídajícími čl. 28 GDPR. Aktuální veřejný registr je uveden v Zásadách ochrany osobních údajů. Poskytovatel oznámí významnou změnu tak, aby Klient mohl vznést námitku, pokud změna brání splnění požadavků GDPR.

6.5 Incidenty, audit a ukončení

Poskytovatel oznámí Klientovi porušení zabezpečení osobních údajů bez zbytečného odkladu po jeho zjištění. Klient může požádat o přiměřené informace pro doložení souladu se zpracovatelskou smlouvou; audit nesmí nepřiměřeně ohrozit bezpečnost nebo práva jiných zákazníků. Po ukončení smlouvy Poskytovatel údaje vrátí, vymaže nebo anonymizuje podle pokynu Klienta, pokud další uchování nevyžaduje právo.

7. Odpovědnost a rozhodné právo

Klient odpovídá za zákonnost ubytování, správnost vložených údajů, plnění povinností ubytovatele a komunikaci s hosty jako správce údajů. Poskytovatel odpovídá za technický provoz služby v rozsahu sjednaném smlouvou a těmito podmínkami.

Tyto podmínky se řídí právem České republiky. Spory budou řešeny před příslušnými soudy České republiky, pokud kogentní právní předpis nestanoví jinak.