Všeobecné obchodní podmínky

1. Poskytovatel a definice

Checkinn.cz je technická platforma pro online check-in, recepční kontrolu pobytů, interní poznámky k hostům, statistiky, exporty, evidenci poplatku z pobytu a přípravu dat pro UbyPort nebo jiné zákonné evidence ubytovacích zařízení v České republice.

Služba je určena výhradně podnikatelům, provozovatelům ubytování a jejich oprávněným pracovníkům. Není určena spotřebitelům pro objednání ubytování a nevzniká přes ni smlouva o ubytování mezi hostem a Poskytovatelem.

• Klient je ubytovací zařízení nebo provozovatel ubytování používající službu.
• Host je osoba, která vyplňuje online check-in nebo jejíž check-in spravuje Klient.
• Zdroj pobytu je ručně vedený údaj Klienta, např. Booking.com, Airbnb, přímý prodej nebo walk-in. Nejde o import, synchronizaci ani správu objednávky ubytování.

2. Rozsah služby

Služba zahrnuje zejména:

• veřejný online check-in formulář s QR nebo odkazem,
• správu a kontrolu check-inů v administraci,
• ruční evidenci zdroje pobytu jako provozní metadata,
• CRM/historii hostů a interní poznámky, pokud je Klient používá,
• CSV/PDF/UNL exporty, podporu UbyPort hlášení a evidenční reporty poplatku z pobytu,
• statistiky, auditní záznamy, uživatelské role a technickou podporu.

Checkinn.cz neposkytuje ubytovací služby, nepřijímá rezervace od hostů, neimportuje rezervace z e-mailu nebo OTA platforem, nesynchronizuje kalendáře a není platební bránou ani channel managerem. Provozní evidence v Checkinn.cz sama nenahrazuje listinnou domovní knihu ani podepsaný přihlašovací tiskopis cizince, pokud je právní předpis nebo Policie ČR vyžaduje.

3. Povinnosti Klienta

• používat službu pouze jako podnikatel nebo provozovatel ubytování a zajistit oprávnění k provozu konkrétního ubytovacího zařízení,
• zajistit, že má právní důvod pro zpracování údajů hostů a že hosté obdrží povinné informace podle GDPR,
• ověřovat správnost údajů potřebných pro ubytování a zákonné evidence,
• používat exporty, UbyPort funkce a reporty poplatku z pobytu v souladu s českými právními předpisy, místními vyhláškami, pokyny Policie ČR nebo příslušné obce, ověřovat odeslaná hlášení a uchovávat potvrzení, která musí ubytovatel podle svých povinností doložit,
• používat pro UbyPort pouze oficiální Web Service přihlašovací údaje vydané Policií ČR pro dané ubytovací zařízení; produkční prostředí nesmí být testováno smyšlenými nebo cizími osobními údaji,
• zajistit osobní vyplnění a podpis přihlašovacího tiskopisu cizincem a vedení či uchování listinných podkladů, pokud to vyžaduje zákon; potvrzení checkboxu v online check-inu není podpisem přihlašovacího tiskopisu,
• omezit přístupy zaměstnanců na osoby, které údaje skutečně potřebují,
• neukládat do poznámek a volných polí nepřiměřené, urážlivé nebo nadbytečné osobní údaje,
• chránit přístupové údaje a neprodleně hlásit podezření na neoprávněný přístup,
• uchovávat domovní knihu (§ 100 písm. f) a § 101 odst. 4 zákona č. 326/1999 Sb.) a evidenci poplatku z pobytu (zákon č. 565/1990 Sb.) po dobu 6 let od posledního zápisu; tuto povinnost plní Klient jako ubytovatel i po skončení smlouvy, a proto si před ukončením služby stáhne archiv pro kontrolu.

4. Dostupnost, podpora a změny služby

Poskytovatel provozuje službu s odbornou péčí. Krátkodobá nedostupnost může nastat zejména při údržbě, bezpečnostním zásahu, výpadku infrastruktury, zásahu vyšší moci nebo služeb třetích stran. Klient bude o plánovaných podstatných změnách informován přiměřeným způsobem.

Technická podpora je poskytována e-mailem na adrese info@checkinn.cz.

5. Poplatky, předplatné a ukončení

Cena, rozsah tarifu, fakturační období a případná zkušební doba se řídí objednávkou, ceníkem nebo individuální smlouvou. Smlouva vzniká přijetím objednávky Poskytovatelem, aktivací placeného tarifu nebo dokončením samoobslužné registrace, podle toho, co nastane dříve.

Samoobslužná zkušební verze je bezplatná, nevyžaduje platební kartu a sama se nepřevede na placený tarif. Placené období vznikne až samostatným potvrzením objednávky nebo aktivací placeného tarifu. Placené předplatné se obnovuje podle sjednaného fakturačního období, pokud je u něj uvedeno automatické obnovení a Klient nebo Poskytovatel je před koncem období neukončí.

Faktura, její splatnost a platební údaje se řídí objednávkou a vystaveným daňovým dokladem. Při prodlení může Poskytovatel po upozornění omezit zápisové funkce; přístup k exportu dat zůstane zachován po dobu uvedenou v účtu nebo v čl. 6. Klient může placené předplatné zrušit v aplikaci (Účet → Předplatné) nebo na kontaktním e-mailu; zrušení nabývá účinnosti koncem zaplaceného období a do té doby je lze v aplikaci odvolat. Zkušební verze končí uplynutím zkušební doby bez dalšího úkonu. Není-li sjednána kratší lhůta, výpovědní doba pro zahájení ukončení nebo změny poskytovatele nepřesáhne dva měsíce.

Poskytovatel může smlouvu ukončit nebo službu bezodkladně omezit při závažném porušení podmínek, ohrožení bezpečnosti, protiprávním použití nebo dlouhodobém neplacení. Pokud to situace dovoluje, Klienta předem upozorní a umožní nápravu.

6. Přenositelnost dat a změna poskytovatele

Klient může požádat o přechod k jinému poskytovateli, přenos do vlastní infrastruktury nebo výmaz exportovatelných dat. Poskytovatel poskytne potřebnou součinnost a zahájí přechod nejpozději po skončení výpovědní doby. Standardní přechodné období je nejvýše 30 kalendářních dnů; pokud je tato lhůta technicky neproveditelná, Poskytovatel to do 14 pracovních dnů od žádosti odůvodní a sdělí náhradní období, které nepřesáhne sedm měsíců.

Přenést lze zejména údaje vložené Klientem nebo hosty a výstupy vzniklé jejich používáním služby: objekty, pokoje a lůžka, uživatelské role, pobyty, identifikační a kontaktní údaje hostů, historii hostů, interní poznámky, údaje poplatku z pobytu, stav a výsledky UbyPort hlášení, auditní metadata a dostupná nastavení. Běžné exporty jsou poskytovány v dostupných strojově čitelných formátech, zejména CSV a UNL; další exportovatelná data poskytne Poskytovatel na vyžádání v běžně použitelném strojově čitelném formátu.

Export nezahrnuje zdrojový kód, interní bezpečnostní pravidla, algoritmy, sdílenou provozní telemetrii, obchodní tajemství Poskytovatele ani anonymizované agregace, pokud jejich vyloučení nebrání přechodu. Klient má po skončení přechodného období nejméně 30 kalendářních dnů na stažení dat. Po skončení zkušební verze umožňuje aplikace stažení dat 30 dnů a po skončení nebo zrušení placeného předplatného 60 dnů; před uplynutím této lhůty Poskytovatel Klienta upozorní e-mailem.

Po uplynutí doby pro stažení Poskytovatel exportovatelná data vymaže nebo anonymizuje, s výjimkou údajů, které musí uchovat podle práva nebo pro nezbytnou obranu právních nároků. Do 12.01.2027 mohou být účtovány pouze prokazatelné přímé náklady na nadstandardní asistovaný přechod; od 12.01.2027 se za běžný přechod a odchozí přenos dat poplatky neúčtují.

Klient může o výmaz požádat i dříve, a to v aplikaci po stažení aktuálního archivu pro kontrolu a potvrzení, že jej uchová po zákonem stanovenou dobu. Žádost může Klient do 7 dnů od podání v aplikaci odvolat; poté Poskytovatel data vymaže a zašle Klientovi protokol o výmazu. Po výmazu Poskytovatel uchovává pouze své účetní doklady a záznamy o přijetí podmínek, vrácení dat a výmazu bez údajů hostů, a to po dobu 10 let k doložení plnění povinností a obraně právních nároků. Údaje mohou po omezenou dobu přetrvat v zálohách, které se pravidelně přepisují.

7. Zpracovatelská smlouva podle čl. 28 GDPR

Tato část tvoří zpracovatelskou smlouvu mezi Klientem jako správcem a Poskytovatelem jako zpracovatelem pro údaje hostů vedené v rámci služby.

7.1 Předmět, účel a doba zpracování

Zpracování probíhá po dobu trvání smlouvy a nezbytnou dobu po jejím skončení za účelem provozu online check-inu, správy pobytů, exportů, UbyPort podpory, podpory Klienta, bezpečnosti a auditu. Zpracování se omezuje na check-in management a související provozní evidenci; služba není importér rezervací, channel manager ani zprostředkovatel ubytování.

7.2 Kategorie údajů a subjektů

Údaje mohou zahrnovat identifikační a kontaktní údaje hostů, datum narození, státní příslušnost, druh a číslo dokladu, vízum nebo pobytové oprávnění, adresu, data pobytu, účel pobytu, zdroj pobytu, důvod osvobození od poplatku z pobytu, interní poznámky Klienta, auditní záznamy, exporty a technické protokoly. Důvod osvobození může obsahovat zvláštní kategorii údajů podle čl. 9 GDPR; Klient smí takový údaj vložit jen při splnění použitelné výjimky podle čl. 9 odst. 2 GDPR. Subjekty údajů jsou hosté a další osoby, jejichž údaje Klient vloží do evidence pobytů. Údaje uživatelů účtu zpracovává Poskytovatel ve své roli správce v rozsahu popsaném v zásadách ochrany osobních údajů.

7.3 Pokyny, mlčenlivost a bezpečnost

• Poskytovatel zpracovává údaje pouze podle zdokumentovaných pokynů Klienta nebo povinnosti uložené právem.
• Pokyn k předání osobních údajů do třetí země je přípustný jen při splnění GDPR. Pokud se Poskytovatel domnívá, že pokyn porušuje právní předpisy o ochraně údajů, bezodkladně o tom Klienta informuje.
• Osoby s přístupem k údajům jsou vázány mlčenlivostí.
• Poskytovatel přijímá opatření podle čl. 32 GDPR, zejména řízení přístupů, HTTPS, auditní záznamy, šifrování vybraných citlivých polí a UbyPort přihlašovacích údajů, zálohy a postupy pro incidenty.
• Poskytovatel pomáhá Klientovi s právy subjektů údajů, bezpečností, ohlašováním incidentů, DPIA a kontrolami v rozsahu dostupných informací.

7.4 Další zpracovatelé a příjemci

Klient uděluje obecné povolení k využití dalších zpracovatelů nezbytných pro provoz služby, zejména poskytovatele hostingu, databází, záloh, e-mailového doručování a technické podpory. Analytické a marketingové služby na veřejném webu nejsou dalšími zpracovateli údajů hostů v check-inu. Poskytovatel zajistí, aby další zpracovatelé byli vázáni povinnostmi odpovídajícími čl. 28 GDPR. Aktuální veřejný registr je uveden v Zásadách ochrany osobních údajů. Poskytovatel oznámí významnou změnu tak, aby Klient mohl vznést námitku, pokud změna brání splnění požadavků GDPR.

7.5 Incidenty, audit a ukončení

Poskytovatel oznámí Klientovi porušení zabezpečení osobních údajů bez zbytečného odkladu po jeho zjištění. Klient může požádat o přiměřené informace pro doložení souladu se zpracovatelskou smlouvou; audit nesmí nepřiměřeně ohrozit bezpečnost nebo práva jiných zákazníků. Po ukončení smlouvy Poskytovatel umožní vrácení dat podle čl. 6 a poté údaje vymaže nebo anonymizuje podle zdokumentovaného pokynu Klienta, pokud další uchování nevyžaduje právo. Nastavení výchozí retenční doby v aplikaci je zdokumentovaným pokynem Klienta; Klient může požádat o jeho přezkoumání.

8. Licence, odpovědnost a rozhodné právo

Po dobu smlouvy získává Klient nevýhradní a nepřenosné právo používat službu pro vlastní ubytovací provoz. Software, design, dokumentace a ochranná označení zůstávají Poskytovateli nebo jeho licenčním partnerům. Obě strany chrání neveřejné obchodní, technické a bezpečnostní informace druhé strany.

Klient odpovídá za zákonnost ubytování, správnost vložených údajů, plnění povinností ubytovatele a komunikaci s hosty jako správce údajů. Poskytovatel odpovídá za technický provoz služby v rozsahu sjednaném smlouvou a těmito podmínkami.

Tyto podmínky se řídí právem České republiky. Spory budou řešeny před příslušnými soudy České republiky, pokud kogentní právní předpis nestanoví jinak.