Obsah návodu
Jaké údaje od hosta potřebujete
Rozsah údajů určují evidenční kniha, domovní kniha u cizinců a podklady pro poplatek z pobytu:
- jméno a příjmení,
- adresa trvalého pobytu,
- datum narození,
- číslo a druh průkazu totožnosti,
- datum příjezdu a odjezdu,
- u zahraničních hostů státní občanství, vízum a účel pobytu.
Kde se papírový formulář láme
Papírová registrační karta znamená, že recepce každý údaj přepisuje do evidence ručně. Vznikají chyby ve jménech a číslech dokladů, při příjezdu skupiny se tvoří fronta a archiv papírů roste s každou sezónou.
Online check-in místo papíru
Host dostane odkaz před příjezdem, načte QR kód na recepci nebo vyplní formulář v kiosku na tabletu. Údaje zadává ve svém telefonu a ve svém jazyce, recepce záznam jen zkontroluje a schválí.
Z jednoho vyplnění vzniká provozní evidence a podklad pro zákonné kroky. Samotný online check-in nenahrazuje listinnou domovní knihu ani podepsaný přihlašovací tiskopis cizince.
GDPR: jak s údaji hostů zacházet
Sbírejte jen údaje, které ukládá zákon nebo skutečně potřebuje provoz. Informujte hosty o účelu zpracování, omezte přístup personálu podle rolí a držte zákonnou dobu uchování. Plošné kopírování dokladů se nedoporučuje. Pro evidenci stačí opsané údaje.
Oficiální zdroje k tématu
Podrobnosti k povinnostem a postupům ověřte přímo u příslušné instituce. U poplatku z pobytu se řiďte také vyhláškou své obce.
- Policie ČR: povinnosti ubytovateleOficiální informace k hlášení zahraničních hostů, domovní knize a přihlašovacím tiskopisům.
- UbyPort: oficiální portál Policie ČRRegistrace ubytovacího zařízení, kontakty a aktuální provozní informace.
- Sbírka právních předpisů: vyhlášky obcíVyhledejte platnou vyhlášku své obce a ověřte místní pravidla poplatku z pobytu.