Návod

Evidence hostů, ubytovací kniha a archiv

Každý schválený pobyt se zapisuje do evidence sám. Návod ukazuje, kde záznamy hledat, jak pracovat s adresářem hostů a co předložit při kontrole.

Aktualizováno 13. června 2026

Adresář hostů

Část Hosté je adresář všech hostů napříč objekty: kontakty, historie pobytů a interní poznámky. U vracejících se hostů tak recepce vidí souvislosti dřív, než host dorazí.

Archiv pobytů

Archiv obsahuje schválené a ukončené pobyty. Záznamy dohledáte podle jména, data i objektu.

  1. Otevřete část Archiv v levém menu.
  2. Vyhledejte záznam podle jména hosta nebo zúžte výběr podle data a objektu.
  3. V detailu pobytu vidíte všechny evidované údaje včetně historie změn.

Ubytovací kniha online

Evidence pobytů v Checkinn.cz plní roli ubytovací knihy: záznamy jsou úplné, v časové posloupnosti a uchovávají se 6 let. Vybraná osobní pole jsou šifrovaná a změny mají auditní stopu.

Podklady při kontrole

Při kontrole obce nebo policie dohledáte záznamy v archivu během chvíle. Podklady pro vybrané období připravíte v části Export, doručenky hlášení najdete u objektu v záložce UbyPort.

Časté otázky

Krátké odpovědi pro ubytovatele

Jak dlouho záznamy uchováváte?

Evidence pobytů se uchovává 6 let od posledního zápisu, stejně jak vyžaduje zákon pro ubytovací knihu.

Můžu záznam v archivu upravit?

Opravy provádí personál s oprávněním a každá změna zůstává v auditní stopě záznamu.

Vidí hosty všichni zaměstnanci?

Ne, přístup k adresáři hostů i archivu řídíte oprávněními v části Zaměstnanci.

Vyzkoušet v provozu

Méně papírování od prvního příjezdu.

Online check-in, evidence hostů, ubytovací kniha online i hlášení do UbyPortu na běžném provozu vašeho ubytování.