Obsah návodu
Adresář hostů
Část Hosté je adresář všech hostů napříč objekty: kontakty, historie pobytů a interní poznámky. U vracejících se hostů tak recepce vidí souvislosti dřív, než host dorazí.
Archiv pobytů
Archiv obsahuje schválené a ukončené pobyty. Záznamy dohledáte podle jména, data i objektu.
- Otevřete část Archiv v levém menu.
- Vyhledejte záznam podle jména hosta nebo zúžte výběr podle data a objektu.
- V detailu pobytu vidíte všechny evidované údaje včetně historie změn.
Podklady pro zákonné knihy
Evidence pobytů v Checkinn.cz slouží jako provozní zdroj a podklad pro evidenční knihu poplatku z pobytu a povinnosti vůči Policii ČR. Vybraná osobní pole jsou šifrovaná a změny mají auditní stopu.
Checkinn.cz sám nenahrazuje listinnou domovní knihu ani podepsaný přihlašovací tiskopis cizince. Ubytovatel musí vést a uchovat zákonné podklady ve formě a po dobu požadovanou příslušným předpisem.
Potřebujete ještě vlastní záložní evidenci?
Duplicitní interní tabulku obvykle nepotřebujete. Tím ale není dotčena povinnost vést listinnou domovní knihu cizinců, podepsané přihlašovací tiskopisy ani jiný podklad, který vyžaduje zákon, obec nebo Policie ČR.
Ubytovatel odpovídá za správnost a doložitelnost evidence. Pravidelně kontrolujte archiv, uchovávejte potřebné doručenky a exportujte podklady do vlastního zákonného a účetního archivu.
Podklady při kontrole
Při kontrole obce nebo policie dohledáte záznamy v archivu během chvíle. Podklady pro vybrané období připravíte v části Export, doručenky hlášení najdete u objektu v záložce UbyPort.