Online check-in hostů

Tři cesty k vyplnění

Všechny tři cesty vedou na stejný formulář objektu, liší se jen tím, kdy a kde ho host otevře:

• odkaz ve zprávě před příjezdem: host vyplní údaje v klidu předem,
• QR kód na recepci: host naskenuje kód vlastním telefonem při příjezdu,
• kiosk: formulář otevřený na tabletu recepce pro hosty bez telefonu.

Odkaz před příjezdem

1. Zkopírujte adresu online check-inu ze záložky QR kód v detailu objektu.
2. Vložte ji do potvrzení rezervace nebo do zprávy den před příjezdem.
3. Při ručním režimu čeká vyplněný check-in na nástěnce. Pokud má objekt zapnuté automatické schválení, pobyt už začal a je k dispozici volné lůžko, systém může záznam rovnou přiřadit a schválit.

Booking.com a šablony zpráv

Checkinn.cz dává každému objektu stálý odkaz na online check-in. Ten můžete vložit do šablon zpráv v rezervačních portálech, například do zprávy po rezervaci nebo před příjezdem.

Booking.com a další portály mohou kontrolovat odkazy ve zprávách podle vlastních bezpečnostních pravidel. Pokud portál vyžaduje schválení nebo povolení odkazu, nastavte odkaz podle aktuálních pravidel daného portálu ještě před tím, než šablonu začnete posílat hostům.

1. V Checkinn.cz zkopírujte odkaz objektu ze záložky QR kód.
2. V rezervačním portálu vložte odkaz do šablony zprávy pro hosta.
3. Odešlete si testovací zprávu nebo zkontrolujte náhled, jestli portál odkaz nezkrátil nebo neodstranil.
4. Do textu zprávy napište, že každý ubytovaný host má vyplnit vlastní check-in záznam.

QR kód na recepci

1. Vytiskněte QR kód objektu a umístěte jej viditelně na recepci.
2. Host kód naskenuje fotoaparátem telefonu a formulář se otevře v jeho jazyce.
3. V ručním režimu personál záznam zkontroluje a schválí. V automatickém režimu aplikace po začátku pobytu přidělí volné lůžko, pokud jsou splněné podmínky.

Kiosk na tabletu

1. Otevřete adresu online check-inu na tabletu recepce.
2. Formulář ponechte otevřený, po každém odeslání je připraven pro dalšího hosta.
3. Tablet je vhodný pro hosty bez vlastního telefonu nebo pro skupinové příjezdy.

Jeden odkaz pro více hostů

Odkaz na online check-in je obvykle odkaz objektu, ne jednorázový odkaz na konkrétní rezervaci. Host si ve formuláři vyplní údaje k pobytu a po odeslání se může stejný odkaz použít znovu pro další osobu.

Pokud přijedou čtyři osoby, mají v aplikaci vzniknout čtyři check-in záznamy. Jeden dospělý může formulář postupně vyplnit i za děti nebo ostatní členy rodiny, ale každý ubytovaný host má vlastní záznam.

Co host vyplňuje a v jakém jazyce

Formulář si host přepne do češtiny, angličtiny, němčiny, ruštiny nebo španělštiny. Vyplňuje údaje potřebné pro evidenci pobytů: jméno, doklad, adresu, datum narození, u zahraničních hostů státní občanství, účel pobytu a případně vízum.

Schválený záznam slouží jako provozní podklad pro zákonné knihy a hlášení cizinců. Nenahrazuje listinnou domovní knihu ani podepsaný přihlašovací tiskopis.

Děti a rodiny

Každý ubytovaný host má vlastní záznam, včetně dětí. U rodiny může jeden dospělý vyplnit záznamy postupně za všechny členy. U každého uvádějte skutečné datum narození – řídí se podle něj pravidla pro doklad i případná dětská postýlka při schválení.

České dítě mladší 15 let se do evidence zapisuje bez čísla dokladu; občanský průkaz se vydává až od 15 let. Zahraniční dítě mladší 18 let, které je zapsané v cestovním dokladu rodiče, můžete evidovat s odkazem na tento cestovní doklad rodiče. Rodič i každé dítě zůstávají samostatnými záznamy.