Obsah návodu
Které knihy ubytovatel vede
Česká pravidla rozlišují dvě knihy. Evidenční knihu vyžaduje zákon o místních poplatcích kvůli poplatku z pobytu. Domovní knihu vede ubytovatel podle zákona o pobytu cizinců pro hosty bez českého občanství.
Vedle nich si většina provozů vede vlastní provozní evidenci: kdo kdy přijíždí, ve kterém pokoji spí a kdy odjíždí. Právě tuto část lze bez potíží převést do elektronické podoby.
Co může být elektronicky
Elektronicky může probíhat provozní evidence hostů, příprava podkladů pro poplatek z pobytu i hlášení cizinců do UbyPortu. U evidenční knihy poplatku z pobytu se řiďte zákonem a pravidly příslušné obce.
- sběr údajů hosta přes online check-in před příjezdem
- přehled příjezdů, odjezdů a obsazenosti
- měsíční podklady pro poplatek z pobytu
- hlášení ubytovaných cizinců přes UbyPort
Co musí zůstat v listinné podobě
Domovní knihu cizinců ubytovatel vede a při kontrole Policie ČR předkládá v listinné podobě. Elektronická evidence ji nenahrazuje, pomůže ale zápisy připravit úplně a bez dohledávání.
Pokud ubytovatel nemá zřízený elektronický přístup do UbyPortu, oznamuje cizince listinným přihlašovacím tiskopisem podle pokynů místně příslušného odboru cizinecké policie.
Jaké údaje zapisovat
Zápisy mají být úplné, pravdivé a vedené v časové posloupnosti. Přesný rozsah pro poplatek z pobytu stanoví zákon a vyhláška obce, pro cizince zákon o pobytu cizinců. Obvykle jde o:
- jméno a příjmení hosta
- datum narození
- státní občanství
- číslo cestovního dokladu nebo dokladu totožnosti
- adresu trvalého bydliště
- datum příjezdu a odjezdu
Jak dlouho záznamy uchovávat
Evidenční knihu poplatku z pobytu i domovní knihu cizinců uchovává ubytovatel 6 let od posledního zápisu do dané knihy. U elektronických záznamů myslete na zálohy a na to, aby k nim měl přístup jen oprávněný personál.
Jak to vypadá s online check-inem
- Host vyplní údaje přes odkaz před příjezdem nebo přes QR kód na recepci.
- Personál záznam zkontroluje, doplní pokoj a pobyt schválí.
- Ze schváleného pobytu vzniknou podklady pro poplatek z pobytu a hlášení cizinců.
- Záznam zůstane v archivu dohledatelný pro kontrolu i zápisy do domovní knihy.