Musí se každý check-in schvalovat ručně?

Ne. U objektu můžete zapnout automatické schválení s přiřazením lůžka. Záznamy bez dostupného lůžka, před začátkem pobytu nebo u objektu s vypnutou automatikou zůstávají na nástěnce pro recepci.

Můžu před schválením změnit datum pobytu?

Ano. Před schválením můžete upravit datum příjezdu, odjezdu, pokoj, lůžko i údaje hosta, pokud ve formuláři nesedí.

Co se stane se zamítnutým záznamem?

Zamítnutý check-in se nezapíše do evidence pobytů. Hodí se pro omylem odeslané nebo duplicitní formuláře.

Jak zapsat miminko bez vlastního lůžka?

Při schválení vyberte u dítěte dětskou postýlku místo lůžka. Nabídne se u dětí do věku nastaveného u objektu (výchozí 3 roky). Dítě se nezapočítá do obsazenosti lůžek, ale v evidenci i v hlášení zůstává jako každý host.

Vidí nástěnku i zaměstnanci?

Ano, pokud jim dáte oprávnění pro nástěnku. Přístup řídíte v části Zaměstnanci.

Nástěnka: kontrola a schválení příjezdů

Nástěnka je denní pracovní plocha recepce: check-iny čekající na kontrolu, schválené pobyty a dnešní odjezdy na jednom místě. Objekt může používat ruční kontrolu, nebo automatické schválení s přiřazením lůžka.

Tým Checkinn.cz Aktualizováno 21. července 2026

Obsah návodu

Co na nástěnce vidíte
Automatické schválení s lůžkem
Kontrola a schválení záznamu
Lůžko, nebo dětská postýlka
Úpravy po schválení
Odjezdy a úklid

Co na nástěnce vidíte

Po přihlášení vidí recepce check-iny čekající na schválení, schválené pobyty a dnešní odjezdy. V ručním režimu se odeslané formuláře objeví mezi čekajícími check-iny, kde je může personál otevřít, porovnat s dokladem a upravit.

Automatické schválení s lůžkem

Automatické schválení je volitelné nastavení konkrétního objektu. Použijte jej tam, kde máte správně nastavené pokoje a lůžka a chcete omezit ruční práci recepce.

Systém záznam schválí až po začátku pobytu a pouze tehdy, když najde volné lůžko pro celé období. Pokud podmínky nesplní, záznam zůstane čekat na recepci; kapacitu nikdy nepřekročí.

Kontrola a schválení záznamu

Otevřete čekající check-in na nástěnce.
Porovnejte údaje s dokladem hosta: jméno, číslo dokladu, datum narození.
Vyberte hostovi lůžko, u malých dětí případně dětskou postýlku. Doplňte nebo upravte pokoj, datumy pobytu a interní poznámku.
Záznam schvalte. Tím se pobyt zapíše do evidence a u zahraničních hostů se připraví pro hlášení do UbyPortu.

Lůžko, nebo dětská postýlka

Při schválení přiřazujete hostovi konkrétní lůžko. U malých dětí můžete místo lůžka zvolit dětskou postýlku (bez nároku na lůžko). Dítě v postýlce se nezapočítává do obsazenosti lůžek, takže vám lůžko zůstává volné pro dalšího hosta.

Volba postýlky se nabídne jen u dítěte mladšího než věk nastavený u objektu (ve výchozím stavu do 3 let). Věkovou hranici upravíte v nastavení objektu; hodnota 0 postýlku vypne. Dítě v postýlce se do evidence i do hlášení zapisuje stejně jako každý jiný host.

Úpravy po schválení

Schválený pobyt zůstává dohledatelný v archivu. Prodloužení pobytu zapisujte přes prodloužení u záznamu, ať evidence i hlášení navazují na původní pobyt.

Návod: evidence hostů a archiv

Odjezdy a úklid

Dnešní odjezdy vidí recepce na nástěnce a personál úklidu v části Úklid. Zaměstnanec s oprávněním úklidu vidí jen to, co pro práci potřebuje: pokoje k úklidu po odjezdu.

Při zapnutém automatickém check-outu se lůžko v den odjezdu uvolní od času nastaveného u objektu. Při vypnuté automatice zůstává obsazené, dokud recepce odjezd ručně nedokončí.