Obsah návodu
Evidenční kniha a domovní kniha jsou dvě různé povinnosti
České právo zná dvě podobné knihy. Evidenční knihu vyžaduje zákon o místních poplatcích kvůli poplatku z pobytu. Domovní knihu vede ubytovatel podle zákona o pobytu cizinců pro zahraniční hosty.
Stejná provozní data lze použít jako podklad pro obě povinnosti, nelze je však bez dalšího sloučit. Domovní kniha cizinců musí být při kontrole předložena v listinné podobě.
Jaké údaje musí kniha obsahovat
Zápisy musí být úplné, pravdivé a vedené v časové posloupnosti. Základ tvoří:
- jméno a příjmení hosta,
- adresa místa trvalého pobytu,
- datum narození,
- číslo a druh průkazu totožnosti,
- počátek a konec pobytu,
- u zahraničních hostů navíc státní občanství, číslo víza a účel pobytu.
Jak dlouho knihu uchovávat
Evidenční knihu poplatku z pobytu i domovní knihu cizinců ubytovatel uchovává 6 let od posledního zápisu do dané knihy. U přihlašovacích tiskopisů se použijí zvláštní pravidla zákona o pobytu cizinců.
Papírová, nebo digitální?
Evidenční kniha poplatku z pobytu může být vedena způsobem, který dovoluje příslušná pravidla obce a zákona. U domovní knihy cizinců je situace odlišná: pro kontrolu ji ubytovatel vede a předkládá v listinné podobě.
Digitální vedení má praktické výhody:
- údaje od hosta se nepřepisují ručně, takže nevznikají chyby v opisu,
- záznamy jsou dohledatelné podle jména, data i objektu,
- stejná strukturovaná data lze použít k přípravě různých zákonných podkladů.
Nejčastější chyby v praxi
Při kontrolách se opakují stejné problémy: záznamy bez čísla dokladu nebo bez dat pobytu, oddělené sešity pro poplatky a pro cizince, které si neodpovídají, a kniha, která se dohledává až ve chvíli kontroly.
V Checkinn.cz vzniká provozní evidence automaticky: host vyplní údaje při online check-inu a schválený záznam zůstává v archivu jako podklad pro další kroky ubytovatele.